Vedtægter for Hvidebæk Lokalhistoriske Forening
§1. Navn og Hjemsted.
Stk. 1. Foreningens navn er Hvidebæk Lokalhistoriske Forening.
Stk. 2. Foreningens hjemsted er Kalundborg Kommune.
Stk. 3. Foreningens dækningsområde er de gamle sogne.
Lille Fuglede, Store Fuglede, Ubby, Rørby, Jorløse og Værslev i den tidligere Hvidebæk Kommune.
§ 2. Formål.
Stk. 1 Foreningens formål er at udbrede kendskabet til og forståelse for den lokale historie. Dette gøres ved at drive et lokalhistorisk arkiv, foranstalte studiegrupper, afholde foredrag, arrangere udflugter, samt udgive bøger om lokalhistoriske emner.
§ 3. Medlemskreds.
Stk. 1. Som medlemmer kan optages enhver, der går ind for, foreningens formål, det være sig enkeltpersoner, ægtepar, foreninger og institutioner samt virksomheder.
Stk. 2. Indmeldelse sker til foreningens formand eller kasserer.
Stk. 3. Medlemmerne betaler et af generalforsamlingen fastsat årligt kontingent.
§ 4. Generalforsamling
Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af februar måned, og indkaldes med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden ved annoncering i den lokale dagspresse og/eller ved meddelelse medlemsbladet Budstikken.
Stk. 3. Møde og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle, der senest ugedagen forinden har betalt forfaldent kontingent. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Stk. 4. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:
- Valg af stemmetællere.
- Valg af dirigent.
- Formandens beretning.
- Arkivlederens beretning
- Regnskabsaflæggelse.
- Fastsættelse af kontingent.
- Indkomne forslag.
- Valg af bestyrelse og suppleant
- Valg af revisor og revisorsuppleant
- Eventuelt.
Stk. 5. Generalforsamlingen vælger en bestyrelse på 9 medlemmer og 1 suppleant. Bestyrelsen konstituerer sig selv. Man vælges for 2 år ad gangen. Der er valg hvert år til bestyrelsen med skiftevis 4 og 5 medlemmer på valg. Desuden vælges to revisorer, en på valg hvert år, og en revisor suppleant.
Stk. 6. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
Stk. 7. Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der ikke må være med lem af bestyrelsen.
Stk. 8. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, hvis det ønskes af blot en af mødedeltagerne. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal, der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Ved sådanne personvalg anvendes reglen om simpelt flertal.
§ 5. Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsender skriftlig begæring herom til formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter anmodningen er kommet til formandens kundskab.
§ 6. Foreningens daglige ledelse
Stk. 1. Foreningens daglige ledelse udgøres af bestyrelsen, der leder foreningen i overensstemmelse med disse vedtægter og generalforsamlingens beslutninger.
Stk. 2. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Stk. 3. Formanden – og i hans fravær næstformanden – indkalder og leder møderne. Indkaldelse sker skriftligt med angivelse af dagsorden. Der føres en mødeprotokol.
Stk. 4. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede.
Stk. 5. Foreningen tegnes udadtil af formanden, og i dennes fravær af næstformanden.
§ 7. Økonomi, regnskab og revision.
Stk. 1. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Stk. 2. Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for regnskabet.
Stk. 3. Regnskabet føres af kassereren, der tillige fører foreningens medlemsregister. Foreningens pengemidler skal stå på en i foreningens navn oprettet konto i et pengeinstitut, dog undtaget en mindre kontant kassebeholdning.
Stk. 4. Regnskabet revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer.
§ 8. Lokalhistorisk Arkiv.
Stk. 1. Foreningen driver et lokalhistorisk arkiv, hvis formål det er at indsamle og registrere arkivalier fra lokalområdet, og sørge for disses bevarelse i henhold til gældende lovgivning, samt sikre, at det indsamlede materiale er til rådighed for offentligheden efter gældende regler for tilgængelighed.
Stk. 2. Foreningen ansætter/afskediger en arkivleder der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA s standardinstruks for arkivledere. Hvis arkivlederen ikke er medlem af bestyrelsen, har denne møde – og taleret ved bestyrelsesmøder, men ikke stemmeret. Arkivlederen fremlægger på generalforsamlingen en redegørelse for arkivets status. Arbejdet som arkivleder er ulønnet.
Stk. 3. Bestyrelsen ansætter/afskediger øvrigt personale på arkivet i samråd med arkivlederen. Alt arbejde i arkivet er ulønnet. Der er tavshedspligt forbundet med personfølsomme sager.
Stk. 4. Arkivet kan samarbejde med andre arkiver, og beslægtede institutioner, samt søge medlemskab af landsforeninger.
§ 9. Vedtægtsændringer.
Stk. 1. Disse vedtægter kan kun ændres med 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændrings forslaget fremgår af dagsordenen.
Stk. 2. Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de er vedtaget på.
§ 10. Opløsning af foreningen.
Stk. 1. Opløses foreningen, skal det ske på to på hinanden følgende generalforsamlinger med 2/3 flertal af de tilstedeværende stemmeberettigede.
Stk. 2. Foreningens samlinger skal ved opløsning af foreningen, anbringes således, at samlingerne forbliver offentlig tilgængelige efter de til enhver tid gældende tilgængelighedsregler, og de ligeledes bliver opbevaret forsvarligt.
Stk. 3. Foreningens eventuelle formue anvendes til at opfylde betingelserne i § 10 stk. 2, samt til at fremme områdets lokalhistorie.
Disse vedtægter er tiltrådt på den stiftende generalforsamling den 10. februar 1982, med ændring vedtaget på ordinær generalforsamling den 3 marts 1992, og ekstraordinær generalforsamling den 30 marts 1992, samt ændring vedtaget på ordinær generalforsamling den 25 februar 2008 og ekstraordinær generalforsamling den 13 marts 2008…